성공경영을 위한 6가지 시간관리 기법


  1. 현재의 시간관리 습관을 체크해 보라.
    각자가 시간을 어떻게 사용해 왔는지를 점검해 보는 것이 중요하다. 먼저 일주일의 사업계획을 세워 놓고, 매일의 시간별 타임테이블을 만든다. 그리고 업무속성이 바뀔 때마다 테이블에 적어 넣었다가 주말에 당초의 사업계획과 종합적으로 비교, 검토하여 자신이 합리적으로 시간을 관리하고 있는지 분석하는 과정이 필요하다.

  2. 낭비적 요인들을 제거하라.
    연봉 5천만원인 경우, 매 3분당 순수 인건비가 천원이다. 이를 이용하면 어떠한 일에 대한 투입시간을 바로 비용으로 환산할 수 있다.
    낭비 요소는 도처에 있다. 가장 큰 요인은 일상의 관계유지에 있다. 커피를 마시면서 보내는 시간들이다. 물론 이런 시간들 모두가 낭비라고 할 수 없다. 그러나 한담과 회의는 분명히 구분할 수 있어야 한다. 이를 위해서는 각 업무별 가치아 이에 투입하는 시간을 금액으로 환산하여 비교, 교정하는 습관이 필요하다.
    업무지연도 시간낭비의 주요인이다. 일이 어렵다든지 중요치 않아서 매듭이 지어지지 않을 경우, 정신적인 소모뿐만 아니라 여타 일들의 진행에 막대한 장애가 된다. 사소한 일일수록 시작했으면 끝을 맺는 습관이 중요하다.
    또 다른 낭비요소는 준비시간들이다. 어떤 일을 하다가 다른 일을 할 때는 준비하는 시간이 필요하다. 특히 헙무의 성격이 다르면 다를수록 업무전환 시간은 커진다. 따라서 일주일 간의 업무 스케줄을 보고 가급적이면 유사한 일들을 묶는 작업이 필요하다. 그리고 규칙적, 반복적인 일은 그 시간을 고정하는 것이 좋다.

  3. 자신의 시간관리를 상사와 협의하라.
    상사의 시간관리를 본인의 스케줄에 맞추는 일은 쉬운 일이 아니다. 그러나 상사야말로 시간관리에 가장 중효한 영향을 미친다. 상사가 특별한 이유 없이 (때론 바쁘기 떼문일 수도 있으나) 보고서의 결재를 미룬다면 다음 업무 스케줄에도 막대한 영향을 미친다. 필요하면 상황를 그냥 상사의 결정에 맡기기보다는 결정을 재촉해야 한다. 그리고 상사가 업무를 지시할 때 이를 메모하고 상사에게도 보여 주는 것이 중요하다. 이 메모가 일종의 계약인 셈이다.

  4. 외부회의의 경중을 가려라.
    주간계획서를 보면 많은 외부회의가 있을 수 있다. 바이어와의 회의나 직장 동료들과의 회의 등 다양한 성격의 회의들을 비용/효과 분석에 의거 우선 순위를 정할 수 있다. 때론 본인이 크게 기여할 수 없는 위원회 라든가 밑의 직원이 참여하는 것이 보다 효율적인 회의도 있을 수 있다. 그런 회의들은 스케줄에서 과감히 삭제하여야 한다. 꼭 참석해야 할 회의도 예상되는 사안들에 대해 준비를 하고 이를 스케줄에 미리 넣어 놔야 한다.

  5. 사업별 시간스케줄을 세워라.
    사전에 많은 준비를 하고도 마감 시간에 맞추려다가 일을 그르친 경험이 누구나 있을 것이다. 특히 작은 일에 있어서 이러한 경우가 많다. 이에 대비하기 위해선 큰든 작든 간에 업무별로 스케줄을 세우는 습관을 가질 필요가 있다. 그리고 투입시간과 일의 진행과정들을 체크해야 한다. 매우 당연하다고 생각하면서 잘 안 되는 부분이 바로 이 부분이다. 때론 상사각 새로운 업무를 부과할 때, 업무의 경중을 감안해서 직접 사업 스케줄을 작성하고 본인의 전체적인 스케줄과 함께 상사에 보여 줘서 어디다, 얼마의 시간을 사용해야 하는지 협의하는 것도 중요하다.
    만일 마감시간을 맞추기 어렵다고 판단된다면 마감시간을 연장하거나, 인력이나 자금지원을 요청하든지 사업내용을 주어진 시간에 맞게 재조정해야 한다. 때론 주어진 시간 안에 수행할 수 없음을 미리 상사에게 보고할 필요도 있을 것이다. 또한 외부에서 주어지는 마감시간 못지 않게 각각의 사업별로 스스로 마감시간을 정해 놓는 습관도 필요하다.

  6. 장기 프로젝트에 대한 스케줄은 별도로 관리하라.
    팀을 관리한다든가 직원의 업무능력을 개선시킨다든가 하는 장기 프로젝트는 중요함을 인식하면서도 긴급하지 않기 때문에 정작 그에 맞는 시간할당이나 노력을 투입하지 않는 경우가 많다. 그러나 시간관리의 중요성은 효율성 기준하에 시간배분의 균형을 유지하는 데 있다. 이를 위해서는 불가피한 경우를 제외하고는 당초의 장기투입시간 계획을 가급적 바꾸지 말아야 하고 매주 업무계획을 세울 때는 이를 반영해야 하다. 그리고 이러한 장기 프로젝트을 위한 시간은 목요일 오후 등으로 미리 정해 놓는 것이 좋다.

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